راهنمای پاورپوینت پرزنتیشن (۱)

Business-Meeting

ساختار سخنرانی شما

آماده‌سازی یک سخنرانی همیشه بیش از آن‌چه انتظار دارید طول می‌کشد. بنابراین زودتر شروع کنید!

  • شرح روشنی از مشکل و اهمیت موضوع بنویسید.
  • تحقیق. مطالب و اطلاعاتی را که با موضوع در ارتباط هستند جمع‌آوری کنید.
  • گزارش‌تان را با یک توالی منطقی بیان کنید
  • پیگیری مفاهیم کلیدی. از پرداختن به شرح جزئیات غیر ضروری پرهیز کنید.
  • اگر شما مجموعه‌ای از نکات را آماده کرده‌اید، آن‌ها را به ترتیب از مهمترین به کم اهمیت‌ترین سازماندهی کنید. این کار باعث می‌شود که اگر با کمبود وقت مواجه شدید بتوانید به راحتی از پرداختن به موضوعات کم اهمیت عبور کنید.
  • از جمله‌های کوتاه استفاده کنید‌، درحدود ۲۰ – ۱۰ کلمه ایده‌آل است. همان‌طور که مردم معمولا صحبت می‌کنند.
  • کوشش برای نظم و ترتیب و روشنی. آیا کلماتی که انتخاب کرده‌اید بهترین‌ها برای بیان نکات شما هستند؟ آیا آن‌ها بدون ابهام هستند؟ آیا شما از اصطلاحات فنی ناآشنا و واژه‌های اختصاری استفاده کرده اید؟

آماده کردن اسلاید‌ها

طراحی پرزنتیشن

  • اجازه بدهید تا تصویر و گرافیک‌ها روایت را پیش ببرند –  استفاده از “متن” را‌ به حداقل برسانید.
  • اسلاید‌ها را با متن و داده‌های بیش از حد پر نکنید.
  • تمرکز. به طور کلی، استفاده از تعداد کمی اسلاید قدرتمند باید هدف شما باشد.
  • تایپ کلمات کلیدی در  Power Point Note فهرستی از آن‌چه باید در وقت نمایش اسلاید گفت ارائه می کند. این یادداشت‌ها قابل چاپ هستند.
  • اسلایدها را شماره‌گذاری کرده و برایشان تیتر انتخاب کنید.
  • یک دستور کار یا جدول از محتوای اسلایدها تهیه کنید. شما می‌توانید در پایان پرزنتیشن از آن‌ها با تغییر تیتر برای ارائه خلاصه استفاده کنید.
  • اسلاید لوگو شرکت را برای پرزنتیشن آماده کنید.
  • شما می‌توانید لوگو یا دیگر گرافیک‌ها را به هر اسلایدی با استفاده از master feature به بالا یا پایین صفحه اضافه کنید.
  • تصاویر، اعداد و کلا همه چیز را ویرایش کنید.
  • موضوعات مشابه را کنار یکدیگر بگذارید.
  • برای اینکه طول خط‌ها یکسان باشد کوشش کنید.

 اجزاء بصری

  • اندازه فونت بین ۲۸ تا ۳۴ به صورت ضخیم برای سوتیترها توصیه می‌شود. اندازه فونت تیترها به صورت پیش فرض ۴۴ است.
  • از تصاویر ساده و روشن استفاده کنید. مخاطب را گیج نکنید.
  • از تضاد استفاده کنید: روشنی در تاریکی یا تاریکی در روشنی.
  • گرافیک باید مفهوم کلیدی را واضح‌تر کند.
  • گرافیک خود را در یک مکان مشخص در هر صفحه قرار دهید.

 متن

  • فونت متن باید به اندازه‌ای بزرگ باشد که به راحتی قابل خواندن شود. اندازه ۲۸ تا ۳۴ به صورت ضخیم برای سوتیترها پیشنهاد می‌شود.
  • اگر از فونت‌های مختلف استفاده کنید باعث آشفتگی و سردرگمی خواهید شد.
  • استفاده بیش از اندازه از متن یک اشتباه رایج دیگر است.
  • استفاده زیاد از متن باعث ناخوانا شدن اسلاید می‌شود. شما ممکن است فقط یک صفحه سفید را نشان دهید – با چند کلمه کلیدی که بر روی آن چسبیده‌اند.
  • اگر مخاطب شما سعی کند که اسلاید را بخواند نمی‌تواند توجه کافی به شما داشته باشد. بنابراین تا جایی که ممکن است نکات مورد نظرتان را به جای متن با استفاده از گرافیک نشان دهید.
  • شما می‌توانید با Word Art یا Clip Art تصویر یا نشانه به متن اضافه کنید.

اعداد

  • اعداد معمولا باعث سردرگمی مخاطب می شوند. تا جایی که ممکن است کمتر از آن‌ها استفاده کنید و زمان بیشتری به مخاطب بدهید تا محاسبات را انجام دهد.
  • اعداد لازم نیست خیلی دقیق باشند:
  • اشاره به در‌آمد با عددی مثل ۶۶۰۱۰۱۸۳$ درست نیست. کافی است بنویسید ۶۶۰ هزار دلار.
  • مقادیر کوچک را نشان ندهید.
  • اگر شما ۱۲- ۱۰ عدد در هر اسلاید دارید. احتمالا مقدار آن زیاد است.
  • استفاده از فقط یک عدد در هر جمله به مخاطب در درک اعداد کمک می‌کند.

آمارها

  • در هر اسلاید از یک مقیاس استفاده کنید. میلیون را با هزاران مقایسه نکنید.
  • هنگامی که از داده‌های فروش استفاده می‌کنید. به یک بازار مشخص در پرزنتیشن اشاره کنید. فروش جهانی، فروش داخلی، فروش صنعتی، فروش شرکت، فروش بخش، یا فروش‌ها برای هر بخش بازار مقیاس‌‌های مختلف دارد. آن‌ها را نباید با یکدیگر مخلوط کرد.
  • منبع آمار را با فونت مشابه در همان اسلاید ذکر کنید.

نمودارها

  • نمودارها باید به روشنی برچسب‌گذاری شوند. شما با استفاده از بخش عناصر نوار ابزار می‌توانید نمودارهای زیباتری بسازید.
  • اعداد در جدولها هم به سختی دیده می‌شوند و هم به سختی خوانده و درک می‌شوند. بنابراین بهتر است از راه‌های بهتری بجای آن استفاده کنید. خلاق باشید!

پس‌زمینه‌ها

  • پس‌زمینه نباید باعث آشفتگی پرزنتیشن شود.
  • استفاده از پس‌زمینه سفید پیش فرض پاورپوینت باعث ناراحتی چشم بینندگان می‌شود. شما به آسانی می‌توانید از پس‌زمینه طراحی شده یا یک رنگ دیگر در پس‌زمینه استفاده کنید.
  • پس‌زمینه‌هایی که رنگ روشن با متن تیره دارند یا برعکس خوب به نظر می‌رسند. یک پس‌زمینه تیره با فونت سفید کاهش تابش نور را به همراه دارد.
  • رنگ‌ها در هنگام نمایش روشن‌تر به نظر می‌رسند. رنگ‌های پریده معمولا سفید به نظر می‌رسند.
  • پس زمینه‌های ثابت برای حرفه‌ای به نظر رسیدن اضافه می‌شوند.
  • برای یک پرزنتیشن طولانی ممکن است شما ترجیح بدهید که طراحی پس زمینه را وقتی به یک موضوع تازه وارد می شوید عوض کنید.

هیجان

  • اسلاید‌های یک پرزنتیشن کسب و کار باید سنگین باشند! شما که نمی‌خواهید ذهن مخاطب منحرف شود.
  • صداها و افکت‌های انتقال از یک مطلب به مطلب دیگر می‌توانند آزار دهنده باشند. کمتر از آن‌ها استفاده کنید.
  • افکت‌های انیمیشنی اگر به اعتدال استفاده شوند جالبند.
  • استفاده زیاد از انیمیشن باعث منحرف شدن ذهن مخاطب می‌شود.
  • استفاده از انیمیشن‌های کلیپ آرت را در نظر داشته باشید.
  • استفاده از انیمیشن‌های ویژه و اختصاصی را در نظر بگیرید.
  • شما می‌توانید کلیپ‌های تصویری و صوتی در پاورپوینت داشته باشید.
  • همچنین می‌توانید از لینک در آن استفاده کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*